Home > Meer overzicht > Slimmer Werken > Stop jij je post terug in de brievenbus?

Stop jij je post terug in de brievenbus?

Alle mails in je Inbox bewaren, waarom niet? Het kan prima met de moderne mailprogramma’s, of je nu Gmail of Outlook gebruikt. Maar je hoofd is er minder blij mee. Daarom kun je beter overstappen op Inbox Zero.

Inbox zero helpt je om overzicht te houden.

Die Inbox, wat is dat eigenlijk? Volgens sommige mensen is het gewoon je mailarchief. Alles wat je binnenkrijgt, bewaar je ook op diezelfde plek. Je kunt er ook makkelijk in zoeken tegenwoordig. Iets terugvinden in een map met 2.000 berichten? Een makkie!

Maar als je het mij vraagt, dan zou die Inbox geen archief moeten zijn. Je Inbox is idealiter alleen de plek waar je post binnenkomt en waar je die leest om er vervolgens iets anders mee te doen. Inbox Zero dus.

Veel meer overzicht

Wat mij betreft is er een hele goede reden om Inbox Zero toe te passen. Het levert je namelijk oneindig veel meer overzicht op! Thuis stop je de post toch ook niet terug in je brievenbus nadat je hem hebt gelezen? Het zou een zootje worden als je dat zou doen (stel het je maar voor…).

Je papieren archief bewaar je in je archieflade, archiefdoos, misschien heb je er wel een aparte ruimte voor. Waarom doe je dat dan niet in je mailprogramma? Voor de moeite hoef je het niet te laten, een andere map om je mailberichten in te bewaren is zo aangemaakt. Die noem je trouwens meestal archief (en dus niet Inbox…).

Inbox als Takenlijst?

Het is nog erger als je je Inbox niet alleen als archief maar ook als takenlijst gebruikt. De ergsten onder ons markeren gelezen mails zelfs weer als ongelezen om zo bij te houden waar ‘we nog iets mee moeten’. Het lijkt handig maar het leidt er meestal toe dat je niet meer weet wat je al gelezen hebt en wat nog niet. En je weet ook niet wat je hebt bewaard omdat je er nog iets mee moet doen of omdat je het moet bewaren.

Ook David Allen, de bedenker van de Getting Things Done methode, adviseert om Inbox Zero toe te passen. Net als ik vindt hij dat je Inbox een plek is om te beslissen, niet te bewaren.

Stel je voor: een lege Inbox

Nou stel je toch eens voor, dat je iedere dag je mail zou lezen en in staat zou zijn die hele mailbox leeg te maken. De zaken die afgehandeld of gelezen zijn, verwijder je of bewaar je – in je archief wel te verstaan. En dingen waar je nog iets mee moet, die noteer je op een takenlijst. Maar die Inbox, die gebruik je alleen zoals die bedoeld is: als brievenbus.

Zo werkt Inbox Zero:

  • Lees je mail maar een paar keer per dag (2 x is voor veel mensen meer dan genoeg).
  • Berichten waar je actie op moet ondernemen:
    • Handel je meteen af als dat weinig tijd kost.
    • Of plan je in als er langer voor nodig is.
      Hier gebruik je je takenlijst voor.
  • Het oorspronkelijke bericht gooi je weg of bewaar je in je archief.

Trouwens, ook meteen verwijderen is een vorm van afhandelen. Eentje die je vaak mag toepassen wat mij betreft.

Iedere keer dus dat je je mails behandelt, behandel je ze ook allemaal op bovenstaande wijze, totdat je Inbox helemaal leeg is. Want alleen als je Inbox Zero consequent toepast, weet je zeker dat je over al die e-mails een besluit hebt genomen. En juist dat zal je heel veel rust in je hoofd geven.

Inbox Zero is een van de lessen in mijn online training Slimmer Werken doe je zo. Stap voor stap leer je met deze training je mailbox om te turnen van een bron van afleiding tot een middel om je productiviteit te vergroten.

Archief: in een aparte map

Daarbij is er o.a. ook aandacht voor je archief. Want voor de berichten die je wél wilt bewaren, maak je dus een apart archiefmapje aan. En of je daar dan 200 of 2000 berichten in bewaart, dat maakt niet zoveel uit. Zo lang je je Inbox maar lekker leeg houdt.

Weten wat je, naast Inbox Zero en een goed archief, nog meer helpt om productiever te zijn en slimmer te werken? Schrijf je in voor mijn training Slimmer Werken doe je zo en ontdek het!