Home > Meer overzicht > Slimmer Werken > Je mailbox opruimen

Je mailbox opruimen

Na de vakantie of een langere tijd van afwezigheid kan je mailbox helemaal vollopen met berichten van Jan en alleman. Of misschien heb je het voordeel van een lege mailbox nooit zo ingezien en de boel nooit zo goed bijgehouden. Hoe dan ook, ook zo’n enorme volle mailbox kun je redelijk snel weer op orde brengen met onderstaande tips.

1. Filter op afzender

De afzender zegt vaak iets over het soort e-mail. Zo kun je snel bepalen of mails bewaard moeten worden, voorrang dienen te krijgen of gewoon meteen de prullenbak in. De reclamemails van Bol.com mogen meteen weg, maar de mails van je baas verdienen wel je aandacht.

Door op afzender te filteren, kun je heel snel al veel mails uit je mailbox halen. Dat doe je door regels in te stellen voor de e-mailadressen waarvan de mails weg mogen (zoals Bol.com) en de mails die waarschijnlijk echt minder belangrijk zijn (zoals cc-tjes en bepaalde andere berichten die je eventueel wel wilt lezen als je nog eens tijd hebt).

Maak verschillende mappen hiervoor aan en laat ze automatisch verplaatsen. Later loop je die mappen nog eens door. Heb je na twee weken nog steeds geen tijd gehad om ‘bij te lezen’? Verwijder dan de hele map.

Weet je niet hoe je de regels instelt? Lees het in deze blog.

2. Weergeven per discussie

Tegenwoordig kun je in elk e-mailprogramma de e-mails groeperen op discussie. Alle e-mails binnen de discussie staan dan bij elkaar en dat maakt het een stuk overzichtelijker.

Bekijk eerst het laatste bericht, dat geeft je de actuele stand van zaken en vaak lossen veel dingen zich vanzelf op. In die laatste mail staat waarschijnlijk ook de rest van de correspondentie in. De rest van de discussie kun je waarschijnlijk opschonen (Outlook biedt daar trouwens een aparte knop voor).

3. Sorteren op afzender

Je kunt de e-mails sorteren op verschillende kenmerken. Meestal staan ze op volgorde van binnenkomst, maar je kunt ook sorteren op afzender. Zo heb je die mails van je baas of belangrijkste klant allemaal bij elkaar staan.

En dat zijn natuurlijk ook de mails die je als eerste leest. Je scrollt er nu heel gemakkelijk naar toe zonder dat je je laat afleiden door alle minder belangrijke berichten tussendoor.

4. Niet meteen afhandelen

Zo’n opschoonactie kan eindeloos duren als je alle berichten een voor een afzonderlijk gaat afhandelen. En dat werkt ontzettend demotiverend. Pas in plaats daarvan de Getting Things Done-methode toe:

  • Handel alleen e-mails die heel weinig tijd kosten meteen af (een paar minuutjes).
  • Is er meer tijd nodig voor de klus, zet hem dan op je takenlijst.
  • Sorteer en prioriteer meteen daarna de klussen op je takenlijst, zodat je het belangrijkste eerst afhandelt.

5. Neem voldoende tijd

Zorg in ieder geval dat je jezelf de tijd gunt om je mailbox (en andere post) helemaal bij te werken want anders loop je nog weken achter de feiten aan. Terwijl een echte ‘opschoonactie’ ervoor zorgt dat je weer helemaal bij bent en de juiste prioriteiten kunt stellen. En het ruimt niet alleen je mailbox op maar ook je hoofd!

Voorkomen beter dan genezen

Tot slot: als je eenmaal de boel op orde hebt, zorg er dan voor dat je het ook bijhoudt. Ook daarvoor zul je tijd moeten maken en jezelf dwingen op je Inbox echt op te schonen. Plan je je volgende vakantie al in? Blokkeer dan ook minstens 1 dag om je mailbox bij te werken.

Training Slimmer Werken
Op zoek naar meer tips voor Outlook of Mail?

Leer Slimmer Werken

Met de online training Slimmer Werken doe je zo leer je hoe je je mailbox, takenlijst en agenda optimaal laat samenwerken.

Schrijf je in voor het Emagazine

Extra tips, trucs en kortingen ontvangen? Meld je dan nu aan!