Home > Meer overzicht > Slimmer Werken > Zo onthoud je (bijna) alles

Zo onthoud je (bijna) alles

Daar hing het op de deur, de gele post-it met ‘pieper terugbrengen’. Mijn collega Erik was naast financieel directeur ook hoofd van de BHV-ploeg maar vergat zelf altijd zijn pieper terug in het rek te hangen. Bij een incident kwam dus iedereen opdagen, behalve Erik. Daar voelde hij zich, terecht, schuldig onder en dus plakte hij het gele vodje op de deur in een poging zijn leven te beteren. Het werkte nog ook… gedurende een dag of drie, schat ik. Daarna liep Erik weer gewoon door de achterdeur naar buiten met de pieper nog in zijn broekzak.

‘Anders vergeet ik het’

Ik moet nog regelmatig aan de ‘pieper-post-it’ van Erik denken als ik een klant hoor zeggen “Ja, dat ligt daar want anders vergeet ik het”. Zo’n opmerking kan gaan over een enkele post-it of een stapel brieven op het bureau maar net zo goed over 153 mails in de Inbox of 17 poststukken in het postregistratiesysteem. De gedachte is altijd dat als je het eenmaal opbergt, je er niet meer (op tijd) aan zult denken, terwijl er wel nog iets mee moet.

Het resultaat is meestal een verzameling van reminders, in de vorm van zo’n stapel of lijst, waarin de afzonderlijke briefjes eigenlijk niet meer opvallen. Gewoon omdat ze er altijd liggen, hangen of staan. Net als bij de post-it van Erik verflauwt de attentiewaarde van zo’n herinnering na een tijdje simpelweg omdat er niets verandert. En dus negeert je brein ze na een tijdje gewoon. ‘Oh dat? Ja, dat heb nu een paar keer gezien en het is niet veranderd. Gewoon negeren.

Als je erover struikelt, vergeet je het niet

Dan was de aanpak van mijn andere collega Wilma beter. Zij strooide de poststukken die de deur uit moesten gewoon om haar heen op de grond, zodat ze er (bijna letterlijk) over struikelde.

Het nadeel van Wilma’s methode was natuurlijk dat iedereen dacht dat ze ontzettend chaotisch was. Ten onrechte, want hoewel ze hectisch kon overkomen, was haar werkplek bijna perfect georganiseerd. Met hier en daar een gekke truc dus, die overigens werkte als een tierelier. En nog steeds werkt, tenminste bij mij wel.

Want ik pas haar ‘strooi-tactiek’ nog steeds toe als ik iets van mijn (thuis)kantoor mee naar beneden moet nemen. Dat zet ik niet op mijn bureau – waar ik het vergeet zodra ik opsta – maar op de grond bij de deur, waar ik erover struikel. En op precies dezelfde manier zet ik spulletjes die naar boven moet midden op de trap. Niet aan de zijkant, want dan loop ik er langs. Nee, in het midden!

Je brein is gek op verandering

Dit soort manieren werken dus wel. De enige manier om ervoor te zorgen dat je ook echt actie onderneemt is namelijk met een signaal dat ook echt opvalt. En gek genoeg werkt dát vaak beter als je je spullen juist wél gewoon opbergt. Want dan zie je het tenminste als iets uit de toon valt (of op de grond ligt). Je brein is namelijk gek op veranderingen. Daar besteedt het meteen aandacht aan (en niet zo’n klein beetje!). Een goede reminder valt dus op.

Dit is een duidelijke reminder

Dé manier om te onthouden

Hoe je er dan voor zorgt dat iets (brief, klusje, dossier) goed opvalt als je het eerst ergens moet wegstoppen? Dat doe je bijvoorbeeld met een digitale reminder. Je hebt vast wel een todo-app op je smartphone. Daar kun je dit soort dingen prima in kwijt. Ben je meer van het papier? Doe het dan op ouderwetse wijze en schrijf het gewoon in je agenda. Op het juiste moment een signaal mét de juiste boodschap, dat werkt. Tenzij je natuurlijk gaat uitstellen. Dan wordt het weer een ‘pieper-post-it’.

Lees meer over takenlijsten en reminders.